Kako stvoriti i poslati račune u QuickBooks Online

U ovom vodiču pokrit ćemo kako izraditi i poslati račune klijentima. Započnimo!

Možete pogledati videozapis iznad i slijediti zajedno s vlastitim QuickBooks Online računom. Nemate ga? Prijavite se za besplatnu 30-dnevnu probnu verziju.

Ako želite saznati više o upravljanju prihodima, rashodima i izvješćivanju u QuickBooks-u, preuzmite besplatni vodič za tečaj QuickBooks.

Što je račun?

Račun je dokument koji klijentima pruža detaljan opis proizvoda ili usluga koje ste pružili i koliko oni koštaju. Fakture su potrebne za prodaju izvršenu na kredit. Drugim riječima, ako vam kupci ne plaćaju u vrijeme prodaje, onda morate pratiti što vam duguju, kako biste osigurali da ćete ubuduće primati uplatu.

Računi vam pomažu upravljati svojim računima potraživanja. Potraživanja su nepodmireni dug koji vam duguju klijenti.

Kada je račun izrađen u QuickBooksima, na račune i financijske izvještaje utječu kako slijedi:

Utjecaj na račun
Utjecaj na račun
Financijska izjava
Potraživanja
Povećati
Bilanca
Prihod (prodaja)
Povećati
Gubitak profita

U nastavku ćete naći uzorak ispunjenog QuickBooks Online računa za našu fiktivnu tvrtku, Paul's Plumbing.

Zašto bih trebao stvoriti račune u QuickBooks?

Prilikom izrade fakture u QuickBooksima, dobit ćete na dva načina:

  • Vaši financijski izvještaji ažuriraju se u stvarnom vremenu kako bi odražavali promjenu stanja potraživanja i računa na bankovnom računu.
  • Možete slati račune klijentima izravno iz QuickBooks-a. To će vam omogućiti da ne samo uštedite poštarinu, već i da kupac brže dobije račun, tako da možete biti plaćeni brže.

Kako stvoriti račun u QuickBooks Online?

Korak 1 - Navigirajte do Izrada računa

Na početnoj stranici, ispod Kupci stupcu, odaberite Dostavnica kao što je dolje navedeno.

Korak 2 - Izradite fakturu

Obrazac "Račun" trebao bi se prikazati na zaslonu. Polja koja bi trebala biti ispunjena su sljedeća:

  1. Ime kupca - odaberite ime klijenta iz padajućeg izbornika.SAVJET: Ako još niste postavili podatke o klijentu, to možete učiniti klikom na padajuću strelicu, pomaknite se prema gore na vrh popisa i odaberite Dodaj novi, Otvorit će se novi prozor koji će vam omogućiti da unesete podatke o klijentu. Nakon što to učinite, možete kliknuti spremanje i dovršiti dostavnicu.
  2. Adresa e-pošte klijenta - ove će se informacije automatski popuniti iz profila korisnika. Ako niste unijeli adresu e-pošte u korisnički profil, ovo će polje biti prazno.SAVJET: Možete unijeti adresu e-pošte izravno u ovo polje i automatski će ažurirati profil klijenta.
  3. Adresa za naplatu - ove će se informacije automatski popuniti iz profila korisnika. Ako niste unijeli adresu za naplatu u profilu klijenta, to će polje biti prazno.SAVJET: Adresa za naplatu možete unijeti izravno u ovo polje, ali neće automatski ažurira profil kupca. Morat ćete se vratiti na profil kupca i unijeti te podatke kako bi se automatski popunio prema naprijed.
  4. Pojmovi - ovo je broj dana koje ste dali svojim klijentima da vam plate. Ove će se informacije automatski popuniti iz profila korisnika. Ako niste unijeli uvjete plaćanja u profil klijenta, ovo će polje biti prazno.SAVJET: Uvjete plaćanja možete odabrati klikom na padajuću strelicu u ovom polju i automatski će se ažurirati profil klijenta.
  5. Datum dostavnice - to je datum kada ste proizvod ili uslugu dostavili klijentu.SAVJET: Obično QuickBooks će zadani na današnji datum. Ako stvarate račun nakon datuma kada je proizvod ili usluga pružena, morat ćete promijeniti taj datum.
  6. Datum dospijeća - taj se datum automatski izračunava na temelju uvjeta plaćanja. U ovom primjeru uvjeti plaćanja su Net 30. To znači da se datum dospijeća računa 30 dana od datuma fakture koji je 9/9/2016. Datum dospijeća je 9/8/2016.
  7. Proizvod / usluga - odaberite svaki proizvod / uslugu iz padajućeg popisa.SAVJET: Ako još niste postavili informacije o proizvodima i uslugama, to možete učiniti klikom na padajuću strelicu, pomaknite se prema gore na vrh popisa i odaberite Dodaj novi, Otvorit će se novi prozor koji će vam omogućiti da unesete podatke o proizvodu i usluzi. Nakon što to učinite, možete kliknuti spremanje i dovršiti dostavnicu.
  8. Opis - ovo će se polje automatski popuniti prema gore navedenom proizvodu / usluzi. Međutim, ovaj opis možete prilagoditi upisivanjem izravno u ovo polje.SAVJET: Bilo koji prilagođeni opis koji unesete na ovoj fakturi će net ažurirajte opis proizvoda i usluge. Ako želite da se ovaj opis automatski popuni kada je ovaj proizvod / usluga odabrana, morate ažurirati informacije o proizvodima i uslugama.
  9. Količina - ako je primjenjivo, unesite količinu za svaki proizvod ili uslugu.
  10. Ocijenite - ovo će se polje automatski popuniti na temelju stope koju ste postavili za odabrani proizvod / uslugu. Ako niste postavili stopu, možete je unijeti izravno u ovaj obrazac.SAVJET: Sve cijene koje unesete na ovu fakturu neće ažurirati cijenu proizvoda i usluge. Ako želite da se ta stopa automatski popunjava kada se odabere ovaj proizvod / usluga, tada trebate ažurirati informacije o proizvodima i uslugama.
  11. Iznos - QuickBooks će automatski pomnožiti količinu i stupce stope kako bi izračunali iznos.
  12. Do izbrišite stavku, samo kliknite simbol smeća u ovom stupcu.

Korak 4 - Pregled fakture

Nakon što ste popunili sva potrebna polja, možete napraviti pregled ispisa kako biste vidjeli kako će izgledati račun. Samo kliknite Ispis ili Pregled na dnu zaslona. U nastavku je cjeloviti uzorak računa za naše izmišljeno poduzeće, Paul's Plumbing.

Korak 5 - Pošaljite račun klijentu

Nakon što ste zadovoljni s računom, možete ga ispisati i poslati poštom klijentu, ili ga možete poslati e-poštom izravno iz programa QuickBooks.

Da biste dostavnicu poslali e-poštom izravno iz usluge QuickBooks, samo kliknite padajuću strelicu desno od Spremi i zatvori i odaberite Spremite i pošaljite.

Sljedeće bi se moralo prikazati na zaslonu uz pregled fakture.

  1. E-mail: ovo je adresa e-pošte koja je spremljena u profilu klijenta.
  2. predmet: to je faktura # koju su dodijelili QuickBooks i naziv vaše tvrtke. Te podatke možete urediti izravno na ovom zaslonu.
  3. Tijelo: To su informacije koje će se pojaviti u tijelu poruke e-pošte koju vaš klijent dobiva. Te podatke možete urediti izravno na ovom zaslonu.

Faktura će biti priložena e-pošti kao PDF dokument. Nakon što unesete promjene, odaberite Spremi za slanje i zatvaranje kako je dolje prikazano. To će pokrenuti e-poštu koja će biti poslana klijentu.

SAVJET: Svakako provjerite postavke isporuke e-pošte prije slanja e-pošte klijentima. O tome smo govorili u vodiču o tome kako postaviti sadržaj obrasca prodaje.

Zamotati

To završava Kako stvoriti i poslati račune u QuickBooks Online. U našem sljedećem vodiču pokazat ćemo vam Kako primiti (zabilježiti) plaćanja od kupaca, kako pravilno primijeniti plaćanja klijenata i utjecaj koji će to imati na vaše financijske izvještaje.

? Prethodni vodič

Vodiči za QuickBooks

Sljedeći vodič?

Naše preporučene QuickBooks aplikacije

ukus

Posjetite Gusto

Tsheets

Zaboravite papirnate kartice ili listove za prijavu - idite digitalno s Tsheetsima i imajte točne vremenske kartice svaki tjedan! Također možete upravljati PTO zahtjevima i uvoziti zapise izravno u QuickBooks. Kliknite ovdje za besplatnu probnu verziju.
Posjetite Tsheets

Insightly

Trebate pratiti više odnosa s klijentima? Prijavite se za Insightly CRM i nikad više nemojte izgubiti trag o vodi. Najbolje od svega, potpuno je besplatno za 1-2 korisnika!
Posjetite Insightly

Fundbox

Fundbox je naša preporučena tvrtka za financiranje potraživanja. Nemojte čekati na plaćanje računa - odmah ih pretvorite u gotovinu. Integriranje QuickBooks-a s programom Fundbox je brzo i jednostavno. Stope počinju od 0,5% tjedno.
Posjetite Fundbox

Gledaj video: Solo webinar #1 - kako najbolje koristiti servis za izdavanje računa? (Studeni 2019).

Loading...