Small Business fakturiranje: Kako napisati jedan i nositi se s neplaćenim računima

Mnoge se tvrtke brzo bore s naplatama od kupaca, a nedostatak novca može imati ozbiljne posljedice. Tajna brže naplate je u fakturi: slanje faktura brzo, što ih čini jednostavnim za plaćanje, a dosljednost u praćenju ključna je za brže prikupljanje.

U ovom vodiču naučit ćemo vas kako napisati račun i otkriti sve najbolje postupke za fakturiranje, uključujući kako koristiti softver za fakturiranje za automatsko rješavanje većeg dijela posla. FreshBooks, koji je sponzor ovog članka, lako je najbolje ocijenjeno rješenje za fakturiranje na SMB tržištu. Možete isprobati svoj nagrađivani softver besplatno klikom na vezu u nastavku:

Račun predstavlja zahtjev za plaćanje roba i usluga koje su vaši klijenti već primili. Trebali biste izraditi račun i poslati ga svom klijentu ubrzo nakon što ste ispunili kraj ugovora.

U nastavku slijedi primjer dostavnice koju smo izradili u FreshBooks-u za našu izmišljenu tvrtku, Paul's Plumbing. Račun mora sadržavati podatke o kontaktu vaše tvrtke (npr. Adresu, telefonski broj), podatke o kontaktu vašeg klijenta i pojedinosti o kupljenom proizvodu / usluzi, kao što su količina i cijena uz datum dospijeća. Kasnije u ovom članku provest ćemo vas kroz korake za izradu računa u FreshBooks.

Morate provesti postupak koji započinje s prodajom i završava prikupljanjem plaćanja od vaših klijenata. Inače, naći ćete se s velikim saldom na računima (novac koji klijenti duguju vama), ali bez priliva novca.

Evo 5 koraka za upravljanje računima i brže plaćanje:

Korak 1 - Stvaranje fakture u pravovremenom načinu

Izradite račun u roku od 1-2 radna dana nakon što ste pružili usluge ili isporučili proizvode svom kupcu. Što duže čekate slanje fakture, duže ćete morati čekati na isplatu. Savjet: ako od klijenta zatražite polog prije nego što započnete s radom, svakako smanjite dostavnicu za plaćanje koje ste primili unaprijed. Također možete izraditi fakturu da biste zatražili uplatu unaprijed ili zadržavanje.

Korak 2 - dostavnice putem e-pošte (ne šaljite račune putem pošte!)

Kao što sam spomenuo u 1. koraku, što brže vaš klijent primi račun, prije ćete biti plaćeni. Ne gubite vrijeme slanjem računa putem pošte; umjesto toga samo pošaljite račun klijentu. Računovodstveni softver kao što je FreshBooks omogućuje vam da vidite je li račun otvoren, tako da ne morate brinuti je li račun izgubljen.

Korak 3 - Dopustite klijentima da plaćaju račune na mreži

Uz današnju tehnologiju, možemo platiti bilo što u samo nekoliko sekundi uz samo dodirivanje pametnog telefona ili pametnog sata. Zašto to ne bi bilo jednostavno za vaše klijente? Koristeći softver za izdavanje računa kao što je Freshbooks, možete klijentima ponuditi mogućnost plaćanja kreditnom karticom (ili Visa debitnom karticom); štedi im vrijeme od pisanja i slanja čeka i štedi vam gnjavažu čekanja na ček, a zatim idete u banku kako biste uplatili polog.

Korak 4 - Slanje redovitih podsjetnika

Većina računovodstvenog softvera kao što je FreshBooks omogućit će vam slanje automatskih podsjetnika korisnicima, kao i kopiju otvorene fakture. Bilo da koristite FreshBooks ili Gmail kalendar, preporučujemo da izradite sljedeće 3 vrste podsjetnika:

  1. 1-2 dana prije dospijeća računa, To je proaktivan pristup upozoravajući klijenta da se približava rok dospijeća plaćanja.
  2. 1-2 dana nakon datuma dospijeća računa. Ovo je prijateljski podsjetnik klijentu da je rok istekao i da je plaćanje sada dospjelo.
  3. 7 dana nakon datuma dospijeća, Ako niste primili uplatu 1 tjedan nakon datuma dospijeća, vrijeme je da klijentu uputite poziv. Ovisno o tome koliko ste prošlih faktura imali, namjeravate izdvojiti najmanje jedan sat svaki tjedan kako biste obavili ove naknadne pozive. Iako nisu zabavni, morate održavati komunikacijske linije otvorene između vas i vašeg klijenta kako biste mogli biti plaćeni; kada vaš klijent počne izbjegavati vas, vjerojatnost da ćete biti plaćeni smanjit će se.

Korak 5 - Pregledajte A / R starenje i praćenje

Na a tjedni Na temelju toga, trebali biste pregledati izvješće o starenju računa potraživanja i napraviti popis klijenata kojima trebate nazvati i zatražiti plaćanje. U nastavku je prikazano izvješće o starenju računa koje smo prijavili za naše izmišljeno poslovanje, Paul's Plumbing.

Gore navedeno izvješće prikazuje sve dospjele fakture od 3. studenog 2017. godine. U nastavku je kratko objašnjenje svakog stupca.

1-30 dana: Fakture u ovoj grupi su od 1 do 30 dana nakon datuma isteka. Kada račun stigne do 7 dospjelih dana, trebali biste nazvati tjedno kako biste pratili plaćanje.

31-60 dana: Fakture u ovoj grupi su 31-60 dana nakon roka. Sve ove fakture trebaju biti na vašem tjednom popisu poziva. Kada dostavnica dostigne oznaku od 60 dana, morate ozbiljno razmisliti o neprihvaćanju dodatnih narudžbi od kupca ili ukidanju kreditnih povlastica i stavljanju istih na C.O.D. (isporuka samo gotovinom) dok se njihov račun ne isplati u cijelosti.

61-90 dana: Fakture u ovoj grupi su 61-90 dana nakon roka. Do sada, ako vaš klijent nije uspostavio plan plaćanja s vama ili nije naveo datum kada će se isplata izvršiti u cijelosti, vjerojatno trebate poduzeti sljedeći korak i potražiti pravnu radnju.

Više od 90 dana: Sve dostavnice koje dosežu 90 + dana trebaju biti poslane agenciji za naplatu. Više od vjerojatnih faktura starijih od 90 dana morat će se otpisati kao loš dug. Dobra vijest je da je trošak lošeg duga porezno priznat, yay!

Osim postavljanja redovnih poziva i slanja pisama u vezi s propuštenim računima, možete početi dodavati kamate povrh dospjelih nepodmirenih iznosa. FreshBooks vam omogućuje da automatski primijenite naknadne troškove na račune koji kasne.

Dodavanje naknada za naknadu / kašnjenja omogućit će vašem klijentu da sazna koliko ste ozbiljni u vezi s plaćanjem i može ih motivirati da pošalju ček. Uvijek možete “odustati” od naknada nakon primitka uplate.

Većina malih tvrtki stvara račune pomoću računovodstvenog softvera kao što su FreshBooks, program za obradu teksta kao što je Microsoft Word ili program za proračunske tablice kao što je Microsoft Excel.

Izvor: Microsoft

Izrada računa u programu Word

Ako nemate pristup Excelu ili Google listovima i stvarate samo nekoliko računa svaki mjesec (5 ili manje), Microsoft Word je vjerojatno najisplativije rješenje za vas.

Da biste koristili predložak za Microsoft Word račun, jednostavno otvorite Word i kliknite "Novi dokument". To će vas dovesti do baze podataka na mreži gdje možete birati između stotina različitih predložaka.

Ovdje su neke od prednosti i nedostataka u izradi računa pomoću programa Word:

prozodija

  • Pristupite više od 200 predložaka u Microsoftovoj knjižnici kako ne biste morali početi od nule.
  • Fleksibilnost za prilagodbu bilo kojeg predloška od boje i dizajna do dodavanja logotipa vaše tvrtke kako bi odgovarala Vašoj marki.

kontra

  • To je vrlo ručni i zamorni proces koji će zahtijevati puno vremena.
  • Za razliku od Excela, ne možete kreirati formule za izračunavanje popusta ili poreza na promet; ove izračune ćete morati napraviti ručno što povećava vjerojatnost pogreške.

Izvor: Fitsmallbusiness

Izrada računa u Excelu

Excel je još jedna popularna opcija za tvrtke koje imaju samo nekolicinu kupaca i žele naučiti kako napisati račun. Proces je sličan Wordu, osim što obično možete pronaći predloške koji će automatski izračunati ukupne iznose.

Primjerice, naš predložak za Excel račun automatski će dodati popuste, poreze i podzbrojeve za izračun iznosa fakture.

Ovdje su neke od prednosti i nedostataka u stvaranju računa pomoću programa Excel:

prozodija

  • Možete izraditi formule za izračunavanje popusta, podzbrojeva i poreza na promet.
  • Slično Wordu, imate pristup do više od 200 predložaka u Microsoft knjižnici, tako da ne morate početi od nule.

kontra

  • To je ručni proces koji će definitivno zahtijevati od vas da uložite malo vremena za postavljanje.
  • Morate dobro razumjeti kako stvoriti formule u Excelu; u suprotnom, vaši će izračuni biti netočni.

Izvor: FreshBooks

Izrada računa s računovodstvenim softverom

Nakon što šaljete više od nekoliko faktura mjesečno, računovodstveni softverski program kao što je FreshBooks često postaje najbolje rješenje. Prvo, lakše je i brže izraditi račune. Ali možda još važnije, značajke kao što su online plaćanja i automatske podsjetnike vam pomoći da zapravo biti plaćen brže.

Da biste besplatno isprobali Freshbooks, možete slijediti ovaj link ili slijediti naše upute korak-po-korak u sljedećem odjeljku.

prozodija

  • Potpuno prilagodljiv; samo dodajte logotip svoje tvrtke, shemu boja i font po vašem izboru.
  • Automatski izračunava ukupne iznose računa za vas; uključujući primjenjive popuste i porez na promet; nije potrebno ručno izračunavanje.
  • Prihvatite online plaćanja od kupaca.
  • Pokrenite izvješće o starenju A / R u FreshBooks kako biste vidjeli koje su fakture dospjele ili dospjele.
  • Kada se šalje putem FreshBooks, možete pratiti kada je račun pregledan i / ili plaćen od strane vašeg klijenta.
  • Možete stvoriti automatske podsjetnike za klijente kada je faktura dospjela ili dospjela.
  • FreshBooks može automatski slati račune klijentima koje je potrebno fakturirati na tjednoj, mjesečnoj ili tromjesečnoj osnovi.
  • Račun možete izraditi tako da od klijenta zatražite uplatu unaprijed (ili zadržavanje) prije nego što počnete s radom.
  • Postavite ponavljajuća plaćanja za one klijente koji obično plaćaju isti iznos na tjednom, mjesečnom ili tromjesečnom rasporedu plaćanja.

kontra

  • FreshBooks dolazi samo s dva predloška u odnosu na 200 predložaka koje možete odabrati s programima Microsoft Excel i Word.
  • Kao i većina računovodstvenog softvera, morat ćete platiti mjesečnu pretplatu za korištenje FreshBooks-a. Međutim, za razliku od programa Microsoft Excel i Word, s FreshBooks možete učiniti mnogo više nego samo stvarati račune. Možete upravljati svim svojim prihodima i rashodima u FreshBooks i stvoriti ključne financijske izvještaje kao što je izjava o dobiti i gubitku.

Budući da je softver za fakturiranje često najbolje rješenje za male tvrtke koje žele napisati račun, sljedeći smo korak u jednom od najboljih programa - FreshBooks - kako bi vam pokazali kako funkcionira. Da biste pratili svoj račun, prijavite se ovdje za besplatnu 30-dnevnu probnu verziju programa FreshBooks.

Prije nego što možete izraditi račune u FreshBooks, prvo morate unijeti osnovne informacije o svojoj tvrtki. To doslovno traje sve 3 minute i onda ste dobro ići!

1. korak - unesite osnovne podatke o tvrtki

U donjoj slici zaslona unosili smo ime vlasnika tvrtke, naziv tvrtke, potpunu adresu te je li tvrtka korporacija / LLC. Nakon što popunite ta polja, kliknite gumb "Spremi i nastavi".

Korak 2 - Odaberite industriju.

Na sljedećem zaslonu odaberite industriju u koju vaše poslovanje spada.

To je to! Spremni smo za izradu računa.

Slijedite korake u nastavku kako biste izradili fakturu u FreshBooks:

Korak 1 - Prilagodite predložak dostavnice

Prije izrade fakture, želimo odabrati predložak i prilagoditi ga kako je prikazano na slici ispod.

  1. Odaberite predložak: FreshBooks ima dva predloška od kojih možete birati; Jednostavno ili moderno. Kliknite strelicu kao što je gore navedeno za prebacivanje između njih i odaberite predložak koji želite.
  2. Dodajte svoj logotip: Prenesite logotip svoje tvrtke, ako ga imate. Ako nemate logotip, pogledajte naš članak o najboljem softveru za dizajn logotipa.
  3. Odaberite boju teme: Odaberite shemu boja za predloške dostavnica.
  4. Odaberite font: Kliknite na padajući izbornik da biste odabrali neku od opcija Font.
  5. Uštedjeti: Nakon što odaberete, svakako ih spremite.

Drugi korak - kliknite "Izradi novo", a zatim "Račun"

Od kontrolna ploča, Klikni na "Izradi novo”I odaberite Dostavnica kao što je prikazano na slici ispod.

Korak 3 - Popunite polja računa

U nastavku se nalazi uzorak predloška dostavnice koji će se prikazati zajedno s kratkim objašnjenjem svakog polja koje trebate ispuniti.

  1. Vaše kontaktne informacije: Te će se informacije automatski popuniti iz osnovnih informacija o tvrtki koje ste unijeli prilikom postavljanja programa FreshBooks. O tome ćemo govoriti kasnije u ovom članku. Savjet: Važno je da vaš klijent ima ove informacije na dohvat ruke kako bi mogli smanjiti vaš ček i / ili vam dati brz poziv ako imaju pitanja u vezi s dostavnicom.
  2. Naplaćeno: Kontaktne informacije vaših klijenata pripadaju ovom polju. Ako niste postavili klijenta u FreshBooks, možete unijeti podatke o klijentu izravno u ovo polje. Savjet: Ako želite slati dostavnice putem pošte, u ovo poglavlje uključite ime osobe za kontakt; pogotovo ako je velika tvrtka.
  3. Datum izdavanja: Ovo će se polje automatski popuniti datumom izrade fakture. Međutim, datum možete promijeniti ako je potrebno.
  4. Broj računa: Broj računa je jedinstveni broj koji će FreshBooks generirati; taj broj nećete moći promijeniti.
  5. Iznos duga: FreshBooks će automatski izračunati ukupni iznos računa dok unosite proizvode / usluge u odjeljak Opis.
  6. Opis: Upišite detaljan opis usluge / proizvoda za koje plaćate u ovom polju.
  7. Stopa: Unesite stopu naplate za uslugu / proizvod za koje naplaćujete u ovom polju.
  8. Količina: Unesite količinu proizvoda za naše usluge za koje plaćate u ovom polju.
  9. Ukupni redak: FreshBooks će pomnožiti stopu puta količinu i izračunati ovo polje za vas.
  10. Popust: Ako želite primijeniti popust na fakturu, samo unesite postotak popusta na ovo polje, a FreshBooks će izračunati popust za vas.
  11. Porez: Ako trebate primijeniti porez na promet, unesite porez na promet u ovom polju, a FreshBooks će automatski izračunati porez na promet za vas.
  12. Iznos duga: FreshBooks će zajedno dodati podskupine, polja popusta i poreza na promet, oduzeti sve uplate (ili depozite) kako bi izračunao ukupan iznos duga.
  13. Bilješke: Možete unijeti osobnu bilješku za svoje klijente ili prijateljski podsjetnik da svoje uplate mogu izvršiti online kao što smo to učinili u ovom primjeru.
  14. Pojmovi: Slobodno uključite prijateljski podsjetnik svojim klijentima kako bi platili svoje račune do datuma dospijeća. Savjet: Ovo bi također bilo dobro mjesto za podsjetiti korisnike da će se naknada za kašnjenje / kazne procijeniti ako se račun ne plati na vrijeme.

Kao što smo već spomenuli, trebate poslati svoje račune e-poštom; što prije vaš klijent primi račun, prije ćete biti plaćeni.

Slijedite donje korake za slanje dostavnica putem e-pošte u programu FreshBooks.

Korak 1 - Kliknite na račun

Ako račun nije otvoren, idite do nadzorne ploče i kliknite dostavnicu da biste je prikazali na zaslonu. Kliknite gumb "Pošalji" kao što je prikazano na slici ispod.

Korak 2 - dovršite pojedinosti o e-pošti i pošaljite

Na sljedećem zaslonu trebate dati neke dodatne informacije. U nastavku je prikazana slika polja uz kratko objašnjenje svakog od njih.

  1. Email adresa: Upišite adresu e-pošte kojoj želite poslati dostavnicu. Možete unijeti više adresa e-pošte ako trebate.
  2. predmet: Ovo polje kreira FreshBooks i ne može se mijenjati.
  3. Tijelo e-pošte: FreshBooks generira dio poruke e-pošte koju vidite ovdje; međutim, možete upisati i personaliziranu poruku kao što smo to učinili ovdje s "Cijenimo Vaše poslovanje!".
  4. Izradite zajedničku vezu: Osim slanja dostavnice putem e-pošte, možete stvoriti i poveznicu na račun klikom na "Stvori zajedničku vezu".
  5. Pošalji dostavnicu: Kada završite, kliknite ovaj gumb da biste poslali e-poštu klijentu.

Kao što smo već spomenuli, važno je klijentima pružiti opciju plaćanja svojih računa na mreži. To će im uštedjeti vrijeme jer to mogu učiniti brže nego da vam pošalju ček.

Slijedite korake u nastavku da biste uključili značajku online plaćanja u FreshBooks.

Korak 1 - Kliknite na Račun

Ako račun nije otvoren, idite do nadzorne ploče i kliknite dostavnicu da biste je prikazali na zaslonu. Desno od dostavnice vidjet ćete popis postavki. Kliknite na "Prihvatite kreditne kartice"Kako je prikazano na slici ispod.

2. korak - pregledajte i prihvatite Uvjete i naknade za kreditne kartice

Na sljedećem zaslonu vidjet ćete popis kreditnih kartica koje možete prihvatiti zajedno s naknadom koja se naplaćuje za svaku transakciju. Kliknite "Prihvatite kreditne karticeZa prihvaćanje uvjeta i aktiviranje online plaćanja za Vaše klijente.

Korak 3 - Provjera mrežnih plaćanja je aktivna

Kada Vaši klijenti dobiju svoje fakture, vidjet će sljedeće "Plati sada"Na vrhu računa." Sve što trebaju učiniti je slijediti upute na zaslonu za plaćanje računa u samo nekoliko minuta!

Savjet: kada klijent plati račun, sljedeće će se održati u FreshBooks:

  • Faktura će biti označena kao plaćena, a Vaše A / R stanje će automatski biti smanjen.
  • Primit ćete obavijest e-poštom da je račun plaćen.
  • Plaćanje bi trebalo početi na Vaš bankovni račun unutar 2-3 radna dana.

Možete poslati do tri podsjetnika za zakasnjele uplate, a možete i primjenjivati ​​naknadu za kasno plaćanje s FreshBooks-om. Međutim, morate se pretplatiti na FreshBooks Pro da biste imali pristup ovoj značajki. Da biste je postavili, jednostavno prikažite račun, kliknite Postavke koje se nalaze s desne strane fakture i odaberite Pošalji podsjetnike, Prikazat će se sljedeći prozor:

Odaberite broj dana (prije ili poslije) koji želite da podsjetnik izađe s vašim klijentom. Na temelju naše rasprave o podsjetnicima o tome kako postaviti odjeljak od kraja do kraja, predlažem da postavite sljedeća 3 podsjetnika:

  1. 2 dana prije datuma dospijeća
  2. 2 dana nakon datuma dospijeća
  3. 7 dana nakon datuma dospijeća

Pokrenite Izvješće o starenju računa

Kao što smo već spomenuli, najbolji način za upravljanje nepodmirenim računima je pregled vašeg izvješća o starenju A / R najmanje jednom tjedno.

Slijedite dolje navedene korake da biste pokrenuli Izvješće o starenju računa (A / R Aging) u svježim knjigama:

Korak 1 - Dođite do naprednih izvješća.

Na nadzornoj ploči pomaknite se do odjeljka Napredno izvješće i kliknite na "Starenje računa"Kako je prikazano na slici ispod.

Korak 2 - Pregled izvješća o starenju računa.

U nastavku se nalazi snimka izvješća o starenju računa (aka A / R Aging izvješće) koje smo pokrenuli za našu tvrtku za uzorke, Paul's Plumbing.

Od 3. studenoga 2017. postoje dva kupca s nepodmirenim računima koji su dospjeli 1-30 dana. Možete ispisati ovo izvješće, izvesti ga u Excel ili ga poslati bilo kome putem e-pošte.

Da ponovimo, sada imate bolje razumijevanje o tome koje informacije vaš račun treba uključivati, kako implementirati proces koji započinje s fakturiranjem za vašu prodaju / usluge i završava se pravovremenim prikupljanjem plaćanja od kupaca što će poboljšati vaš novčani tok.

Preporučujemo da koristite računovodstveni softver kao što je FreshBooks jer vam može pomoći ne samo slati račune profesionalnog izgleda svojim klijentima, nego vam i uštedjeti vrijeme kako biste se vratili onome što najviše volite, rastu vašeg poslovanja!

Gledaj video: Faktura Small Business ver. (Studeni 2019).

Loading...